นิติฯ ไม่ใช่ใครก็ได้! (ตอนการบริหารเงิน)
ทำไมนิติบุคคลจึงมีความสำคัญอย่างยิ่งในการบริหารอาคาร
ประการแรก เพราะคอนโดมิเนียมของเราอยู่ภายใต้กฎหมาย นั่นก็คือ พระราชบัญญัติอาคารชุด ดังนั้นจึงมีกฎระเบียบและข้อบังคับต่างๆ มากมายที่จะต้องยึดถือปฏิบัติและดำเนินการตามช่วงเวลาต่างๆ ที่กำหนดไว้ ซึ่งเป็นเหตุให้คุณสมบัติข้อแรกของนิติบุคคล ที่พึงมีคือ “มีความรู้ ความเข้าใจ และปฏิบัติตามกฎหมายอันเกี่ยวเนื่องกับอาคารชุดทั้งหมดได้อย่างถูกต้องและเป็นมืออาชีพ”
เมื่อเข้าใจในข้อกฎหมายแล้ว สิ่งสำคัญประการถัดมาก็คือ “ต้องเข้าใจในทุกๆ มิติของโครงการที่จะต้องทำการบริหาร” ด้วย เพื่อสามารถวางแนวทางในการบริหารให้สอดคล้องกันระหว่างตัวโครงการกับความต้องการของลูกบ้าน เพราะเมื่อต้องบริหารโครงการใด นิติบุคคลควรต้องศึกษาองค์ประกอบของโครงการนั้นๆ ให้เข้าใจ เพื่อที่จะสามารถดูแลและซ่อมบำรุงได้อย่างถูกต้อง สามารถมองออกว่ามีจุดใดที่เป็นจุดบกพร่องที่จะต้องดูแลเป็นพิเศษ หรืออาจใช้คำว่า รู้จักบ้านที่ตนจะต้องดูแลอย่างถ่องแท้ รวมถึงรู้จักความต้องการของเจ้าของบ้านว่ามีความต้องการใดบ้างและจัดลำดับความสำคัญ
ต้องเข้าใจในทุกๆ มิติของโครงการที่จะต้องทำการบริหาร มีความรู้ ความเข้าใจ และปฏิบัติตามได้อย่างถูกต้องและเป็นมืออาชีพ
คุณสมบัติของนิติบุคคล
“เป็นนักบริหารที่ดี” ที่สามารถบริหารได้ทั้งเงิน คน และความพึงพอใจ กล่าวคือ
เงิน : สามารถบริหารงบประมาณที่มีอยู่อย่างจำกัด (ค่าส่วนกลางรายเดือน) ให้มีต้นทุนที่เหมาะสมที่สุด รู้ว่าสิ่งใดควรจ่ายและจ่ายเวลาใด สิ่งใดสามารถประหยัดด้วยวิธีการต่างๆ ได้โดยยังคงคุณภาพการบริการที่ได้มาตรฐานเอาไว้ รวมถึงมองหาแหล่งที่มาของรายได้อื่นที่สามารถนำมาช่วยเพิ่มงบประมาณในการบริหารให้มีเพิ่มมากขึ้น ซึ่งก็คือ มีการบริหารเงินอย่างชาญฉลาดนั่นเอง
คน : เนื่องจากคอนโดหนึ่งๆ จะต้องมีเจ้าหน้าที่ที่คอยดูแลส่วนต่างๆ มากมายและในทักษะที่แตกต่างกันออกไป ดังนั้นการเลือกบุคลากรที่มีคุณภาพและเหมาะสมกับงานจึงมีความสำคัญ นอกจากนี้แล้วการกำกับดูแลให้บุคลากรเหล่านั้นรู้ถึงความสำคัญของหน้าที่ตนเองและรักในงานที่ทำอยู่ก็เป็นศิลปะอีกแขนงหนึ่งที่จะทำให้บุคลากรเหล่านั้นอยู่กับเราได้นาน และยินดีที่จะรักษาผลประโยชน์ให้กับโครงการที่ตนปฏิบัติงานอยู่เหมือนกับเป็นบ้านของตนเอง
ความพึงพอใจ : จะเป็นความพึงพอใจของใครไปไม่ได้นอกเสียจาก “ความพึงพอใจของลูกบ้าน” ซึ่งถือว่าเป็นงานที่ยากที่สุดงานหนึ่งของนิติฯ เพราะความต้องการของคนนับร้อยนับพันย่อมไม่เหมือนกันเป็นเรื่องธรรมดา แต่การหาจุดกึ่งกลางของความพึงพอใจเหล่านั้นและรักษาให้อยู่ในสภาพที่สมดุลได้ จะทำให้บ้านหลังนั้นอยู่ร่วมกันได้อย่างมีความสุข
“ความพึงพอใจของลูกบ้าน” ซึ่งถือว่าเป็นงานที่ยากที่สุดงานหนึ่งของนิติฯ
สุดท้ายซึ่งเป็นสิ่งที่สำคัญที่สุดก็คือ “มีความซื่อสัตย์ โปร่งใส รักษาผลประโยชน์ และตรวจสอบได้” เพราะบ้านหลังใดก็ตามที่อยู่ร่วมกันอย่างหวาดระแวงเจ้าของบ้านก็ไม่มีความสุขและคนทำงานเองก็จะไม่มีความสุขตามไปด้วย ดังนั้นประวัติการบริหารงานที่ผ่านมาของนิติฯ ที่จะมาบริหารโครงการของเรา ควรได้รับการตรวจสอบอย่างละเอียด เพราะเงินจำนวนมากจะถูกใช้จ่ายโดยหน่วยงานนี้…อย่าพิจารณาเลือกเพียงเพราะว่าราคาถูกเท่านั้น
เมื่อไหร่ก็ตามที่เราฉลาดเลือก…เราจะได้ของที่คุ้มค่า คุ้มราคา และตรงตามความต้องการมากที่สุด เพราะของที่แพงที่สุดก็ใช่ว่าจะดีที่สุด และของที่ถูกที่สุดก็อาจจะไม่ได้แย่ที่สุดเสมอไป
ผู้เขียนขอเจาะเป็นประเด็นที่สำคัญตามความเห็นโดยส่วนตัวไว้ 2 เรื่อง คือ ด้านบริหารการเงิน และด้านบริหารงานวิศวกรรม เหตุที่ 2 เรื่องนี้มีความสำคัญก็เนื่องมาจาก…
การบริหารเงินของนิติบุคคล
ด้านที่หนึ่ง คือ ด้านบริหารการเงินบ่งบอกถึงความซื่อสัตย์และความชาญฉลาดในการเลือกสรรสิ่งที่ดีที่สุดด้วยงบประมาณที่มีอยู่อย่างจำกัด เพราะเงินเป็นปัจจัยหลักที่จะใช้ในการดูแลโครงการทั้งหมด มาดูกันทีละข้อว่าในโครงการหนึ่งๆ นั้นเราต้องใช้เงินในด้านใดกันบ้าง
- ประการที่ 1 คือ “ค่าบริหารโครงการ” ซึ่งจ่ายให้กับทีมงานนิติบุคคลที่เราจ้างมาดูแลคอนโดมิเนียม โดยหลักการเลือกนิติบุคคลก็จะเป็นไปตามที่ผู้เขียนได้กล่าวไว้ด้านบนแล้ว ดังนั้นในข้อนี้จึงต้องเป็นความรอบคอบของทางคณะกรรมการและลูกบ้านเองที่จะเลือกสรรนิติบุคคลที่มีคุณสมบัติที่ดีที่สุดเพื่อมาดูแลทั้งเงินและสวัสดิภาพการอยู่อาศัยของเราในอนาคต ซึ่งเงินก้อนนี้เป็นเงินก้อนใหญ่พอสมควรทีเดียว
- ประการที่ 2 คือ “ค่าสาธารณูปโภค” ที่มีความจำเป็นต้องจ่ายทุกเดือน เพราะมีผลกระทบต่อการพักอาศัยโดยตรง คือ ค่าน้ำประปา และค่าไฟฟ้า… “ค่าน้ำประปาของคอนโด” ตามที่เราทราบกันดีอยู่แล้วว่าเจ้าของห้องชุดแต่ละห้องต้องชำระให้กับทางนิติบุคคลเนื่องจากมิเตอร์ที่เข้าโครงการนั้นเป็นมิเตอร์รวมแล้วทางโครงการจึงทำมิเตอร์แยกให้แต่ละห้องชุดเป็นการภายใน ดังนั้นค่าน้ำประปาที่ถูกเรียกเก็บจากการประปาในแต่ละเดือนจะถูกส่งตรงมาที่นิติบุคคลซึ่งต้องได้รับการชำระอย่างสม่ำเสมอไม่เช่นนั้นหากถูกตัดน้ำขึ้นมาก็จะส่งผลกระทบต่อคนทั้งโครงการได้…ส่วน “ค่าไฟฟ้า” นั้นถึงแม้ว่าแต่ละห้องชุดจะมีมิเตอร์แยกซึ่งสามารถชำระโดยตรงกับการไฟฟ้าได้ แต่ส่วนกลางต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นลิฟต์, โถงทางเดินในแต่ละชั้น, สระว่ายน้ำ, ฟิตเนส หรือห้องอเนกประสงค์ต่างๆ ที่ทางโครงการจัดไว้ให้ ก็ต้องใช้ไฟฟ้าทั้งสิ้น
ดังนั้นนิติบุคคลที่มีความเชี่ยวชาญจะมีแผนงานในการใช้สาธารณูปโภคอย่างเหมาะสม และมีวิธีการใช้อย่างประหยัดโดยไม่ส่งผลกระทบต่อการพักอาศัยของลูกบ้าน เพราะเงินก้อนนี้ที่ต้องจ่ายออกไปทุกเดือนก็ถือว่าไม่น้อย
- ประการที่ 3 “สัญญาบริการ” หรือสัญญาจ้างต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นการจ้างบริษัทรักษาความปลอดภัย, บริษัททำความสะอาด, บริษัทดูแลสวน หรือ บริษัทผู้ตรวจสอบบัญชี ซึ่งเงินส่วนนี้เป็นเงินที่ต้องจ่ายออก และสัญญาบริการที่ทางโครงการเป็นฝ่ายได้เงิน เช่น สัญญาเช่าตั้งตู้สัญญาณโทรศัพท์/เคเบิ้ล สัญญาเช่าพื้นที่ เป็นต้น อันเป็นช่องทางในการหารายได้เพิ่มเติมให้กับโครงการเพื่อนำมาใช้จ่ายในด้านอื่นๆ
ในส่วนนี้ก็ถือว่ามีความสำคัญไม่แพ้ส่วนอื่น เพราะการสรรหาบริษัทรักษาความปลอดภัยที่มีคุณภาพจะส่งผลต่อความปลอดภัยในชีวิตและทรัพย์สินของลูกบ้านทั้งหมด ต้องไม่ลืมว่าของแพงอาจไม่ใช่ของที่ดีที่สุดและของถูกก็อาจจะไม่ใช่สิ่งที่แย่ที่สุดเสมอไป ดังนั้นนิติบุคคลต้องมีการเลือกเฟ้นโดยละเอียดรอบคอบ มีการเปรียบเทียบและตรวจสอบผลงานที่ผ่านมา สัญญาที่ทำต่อกันต้องรัดกุมไม่เสียเปรียบ รวมถึงเมื่อจ้างมาแล้วก็ต้องมีการกำกับดูแลการทำงานอย่างสม่ำเสมอด้วย
- ประการที่ 4 เป็น “เงินส่วนที่ใช้ในการซ่อมบำรุง” วัสดุอุปกรณ์ต่างๆ ภายในโครงการตามแผนการซ่อมบำรุงของอุปกรณ์นั้นๆ เช่น การซ่อมบำรุงลิฟต์ หรือ เครื่องสำรองไฟ เป็นต้น รวมถึงเมื่อยามที่มีสิ่งใดชำรุดเสียหายจำเป็นต้องจ้างบุคคลภายนอกมาซ่อมแซม หรือซื้อของใหม่เปลี่ยนทดแทน
เมื่อไหร่ก็ตามที่เราฉลาดเลือก...เราจะได้ของที่คุ้มค่า คุ้มราคา และตรงตามความต้องการมากที่สุด
จะเห็นได้ว่ากิจการใดๆ ก็ตามอันเกี่ยวเนื่องกับนิติบุคคล นั้น ล้วนเกี่ยวข้องกับการใช้เงินทั้งสิ้นไม่ว่าจะเป็นการจ่ายออกหรือรับเข้า ดังนั้นสิ่งที่สำคัญยิ่งสำหรับผู้ดูแลเงินก็คือ ต้องรู้จักใช้จ่ายอย่างชาญฉลาด เสียเมื่อควรต้องเสีย งดเว้นในสิ่งที่ไม่จำเป็น และมีความซื่อสัตย์ต่อเงินของผู้อื่นที่ตนเองรับผิดชอบอยู่ด้วย โดยหากโครงการใดที่มีนิติฯ ที่มีคุณสมบัติเหล่านี้แล้ว เราก็มั่นใจได้เลยว่าการใช้ชีวิตของคนในคอนโดนั้นจะมีทั้งความสุขและความปลอดภัยอย่างแน่นอน
ในตอนต่อไปผู้เขียนจะมาเล่าต่อในด้านที่ 2 คือเรื่องของ “การบริหารงานวิศวกรรม”