ทำไม? ต้องมีการประชุมใหญ่เจ้าของร่วม

ก่อนอื่นเรามาดูกันก่อนว่าการประชุมที่เกี่ยวข้องกับการพักอาศัยในคอนโดมิเนียมนั้นมีกี่ประเภท และแต่ละประเภทมีความสำคัญหรือแตกต่างกันอย่างไรบ้าง เริ่มจาก “การประชุมใหญ่สามัญครั้งแรก” การประชุมครั้งนี้ได้มีข้อกฎหมายบังคับไว้อย่างชัดเจนว่า…จะต้องจัดขึ้นภายในระยะเวลา 180 วัน หรือ 6 เดือน โดยนับตั้งแต่วันที่ทำการจดทะเบียนนิติบุคคลอาคารชุด ณ กรมที่ดินในวันที่มีการโอนกรรมสิทธิ์ห้องชุดห้องแรกของโครงการนั้นๆ โดย “ผู้จัดการนิติบุคคลอาคารชุด” เป็นผู้มีอำนาจในการเรียกประชุมตามพระราชบัญญัติอาคารชุด มาตรา 42 โดยมีวาระสำคัญๆ ที่เจ้าของร่วมจะต้องพิจารณาและลงมติรับรองร่วมกันดังนี้

1. รายงานผลการดำเนินการฝ่ายจัดการฯในรอบปีที่ผ่านมา เช่น งานด้านการบริหารจัดการ, งานช่าง, งานดูแลความสะอาด, งานรักษาความปลอดภัย เป็นต้น
2. การรับรอง/แต่งตั้งผู้จัดการนิติบุคคลอาคารชุด ซึ่งเบื้องต้นได้รับการจดทะเบียนขึ้นมาพร้อมกับนิติบุคคล ซึ่งโดยทั่วไปผู้จัดการนิติบุคคลรายแรกจะเป็นตัวแทนของทางเจ้าของโครงการ (วาระ 2 ปี)
3. การรับรองรายงานสถาบันการเงิน, งบประมาณประจำปี และการแต่งตั้งผู้ตรวจสอบบัญชีประจำปี เพื่อศึกษาสถานการณ์บริหารเงินในด้านต่างๆ ของ    นิติฯในช่วงเวลาที่ผ่านมา ซึ่ง พระราชบัญญัติอาคารชุดได้กำหนดเบื้องต้นให้นิติบุคคลอาคารชุดจะต้องแสดงงบประมาณรับจ่ายรายเดือนให้เจ้าของร่วมทราบภายในวันที่ 15 ของทุกเดือน
4. การแต่งตั้งคณะกรรมการนิติบุคคลอาคารชุด (วาระ 2 ปี) เป็นการคัดเลือกตัวแทนของเจ้าของร่วมจากเจ้าของร่วมทั้งหมดภายในอาคารชุดนั้นๆ เพื่อมาควบคุมและกำกับดูแลการบริหารงานของนิติฯที่เราจ้างมา ซึ่งจะกำหนดจำนวนไว้ไม่น้อยกว่า 3 คน และไม่เกิน 9 คน
5. การพิจารณาเรื่องอื่นๆ ในหัวข้อนี้ไม่ได้กำหนดไว้ตายตัว คือ จะมีหรือไม่มีก็ได้ ซึ่งโดยส่วนใหญ่จะเป็นประเด็นที่เกิดขึ้นเมื่อเจ้าของร่วมได้เข้าพักอาศัยแล้ว ทั้งนี้เจ้าของร่วมสามารถนำขึ้นมาเป็นข้อเสนอแนะเพื่อเป็นประโยชน์ในการบริหารงานของนิติบุคคลต่อไปในอนาคตได้
6. การรับรองข้อบังคับนิติบุคคลอาคารชุด ซึ่งเนื้อหาหลักโดยส่วนใหญ่จะเป็นไปตามมาตราต่างๆ ในพระราชบัญญัติอาคารชุดอยู่แล้วแต่อาจมีบางส่วนที่เปลี่ยนแปลงไปตามความเหมาะสมหรือเจตนารมของทางเจ้าของโครงการที่วางไว้ เช่น อัตราค่าใช้จ่ายส่วนกลาง, อัตราเงินกองทุน หรือรอบการเรียกเก็บค่าส่วนกลาง เป็นต้น ซึ่งถึงแม้ว่าข้อบังคับดังกล่าวจะได้รับการรับรองจากสำนักงานที่ดินแล้ว  เจ้าของร่วมก็ควรศึกษาเนื้อหาโดยละเอียดอีกครั้งก่อนที่จะพิจารณารับรองในที่ประชุม  
7. การรับรองระเบียบพักอาศัยของนิติบุคคลอาคารชุดโดยทั่วไประเบียบการพักอาศัยจะกำหนดให้สอดคล้องกับรูปแบบความเป็นอยู่ของคอนโดนั้นๆ เป็นการภายใน เพื่อให้ผู้พักอาศัยสามารถอยู่ร่วมกันได้อย่างเป็นระเบียบเรียบร้อย ซึ่งหากเจ้าของร่วมศึกษาระเบียบข้อใดๆ แล้วมีความคิดเห็นเป็นอย่างอื่นก็สามารถเสนอแนะให้มีการปรับเปลี่ยนได้ เช่น เวลาเปิด-ปิดของสระว่ายน้ำ หรือห้องออกกำลังกาย ซึ่งมักพบว่าจะมีการแก้ไขอยู่บ่อยครั้งหลังจากที่เริ่มมีผู้เข้าพักอาศัยแล้ว